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    企業文化
    - 員工培訓
    - 員工風采
    - 社會服務
    - 黨建工作
    - 制度文化
    制度文化

    服務中心管理制度

     

    第一章 總    則

    第一條為加強服務中心管理,規范服務行為,推進服務型企業的建設,促進經營發展,現結合公司經營的實際,制定本制度。

    第二條 服務中心工作在注重協調和溝通的基礎上,應遵守依法、便捷、高效、廉潔的原則。

    第二章    機構和職責

    第三條服務中心歸公司領導直管,接受集團總公司對口業務指導和監管。

    第四條服務中心由財務、行政人事、銷售開票和倉庫儲存四個職能板塊組成,原則上統一管理公司人、財、票、物。

    第五條服務中心根據服務專項事務歸口負責管理原則,下設財務組和行政人事組

    第六條服務中心崗位職責

    1、協助公司制定人力資源戰略,負責公司人力資源管理制度的制定和落實;

    2、協助公司制定財務戰略,負責公司財務管理制度的制定和落實;

    3、協助公司推進企業內部管理體系的完整和平穩運行的建設,負責督促、檢查各中心制度的執行情況;

     4、負責公司人事工作的管理,調解勞資糾紛;

    5、負責公司行政事務工作的管理,組織制定行政事務管理制度并進行落實;

    6、負責公司財務日常管理,完善財務核算體系和財務監控體系,有效的進行內部控制;

    7、負責合理安排資金運用,保證經營活動資金需求;

    8、組織信息技術化建設,負責管理與維護公司信息操作系統的正常運行;

    9、組織對公司耗材、辦公用品等物資統籌管理,建立成本控制體系,有效降低公司費用;

    10、負責公司物業管理,維護和優化公司經營內環境;

    11、組織企業文化建設,促進企業和諧發展;

    12、負責公司安全生產管理,組織建定和落實安全生產管理制度;

    13、負責倉儲商品庫存管理,定期進行帳貨核對。

    14、協助公司做好各部門職能協調,調整和整合各項資源,提高公司效能;

    15、完成上級領導交辦的其他任務

    第三章  人員配置和崗位職責

    第七條:服務中心人員配置遵循適用、綜用、效用三原則,應充分發揮人員的利用率。

    第八條:服務中心人員崗位設置及崗位職責,做到職責分明,責任到人。

    一、服務中心負責人崗位職責

    1、 協助公司領導,參與公司經營管理和決策;

    2、 負責為公司制定發展戰略規劃提供財務、人力資源等方面的信息資源和分析;

    3、 主持制定公司人力資源、財務、行政事務、信息技術、安全生產等管理制度,完善公司管理制度體系;

    4、 領導服務中心制定年度中心工作計劃,完成年度任務目標;

    5、 監督中心的工作目標和經費預算的執行情況,及時給予指導;

    6、 主持對重大經營活動的風險評估、指導、跟蹤和財務風險控制,審核公司資金流向,監督資金運營情況,審核財務報表;

    7、 組織開展公司財務內控工作,指導和督促各環節內控管理工作,檢查各環節開展內控的情況;

    8、 領導人力資源管理工作的實施,為企業發展提供充足的人才供給和良好的人才環境;

    9、 領導行政事務工作,保障后勤支持;

    10、領導信息技術管理工作,加強信息技術適用性的建設;

    11、負責公司內部企業文化建設工作;

    12、負責對服務中心員工隊伍建設,提出和審核人員調配、培訓、考核等意見;

    13、協調中心內部及中心與公司其它部門間的關系,解決爭議;

    14、協調公司同銀行、工商、稅務、社保等政府部門的關系;

    15、負責組織公司對外形象宣傳,代表公司與外界有關部門和機構保持良好公共關系;

    16、完成上級領導交辦的其他任務。

    二、行政人事組負責人崗位職責

    1、組織制定和修訂人事、行政事務、考核等管理制度;

    2、承辦人員招聘、錄用、任免、調動、離職等人事變動工作,建立人事檔案;

    3、協助中心負責人制定和修訂薪資方案和各項福利政策,承辦每月工資核算,及時出具工資報表;

    4、協助中心負責人制定考核方案,引導各部門做好考核實施,收集和整理考核資料;

    5、負責勞動合同的簽訂和勞資關系的調解工作;

    6、負責公司勞動紀律、考勤管理及質量獎懲的實施落實;

    7、負責員工體檢工作,做好人員健康情況反饋,建立和管理員工健康檔案;

    8、協助中心組織開展員工培訓工作;

    9、負責公司黨支部和工會事務,跟進上級黨工委的工作要求,協助公司開展支部和工會工作;

    10、負責公司重要會議、重大活動的籌備工作,接待公司重要來訪客人;

    11、負責考察和確定賓館餐飲單位的定點工作,代表公司簽訂相關服務協議,負責日常需求預定和帳務審核;

    12、負責處理非業務類與社區、街道、政府相關職能部門的往來事務,建立和維護良好關系;

    13、負責跟進與人員相關的政策信息的變動,利用好社保、就業、殘聯等部門的企業優惠政策,做好相關事項的申報;

    14、協助公司開展企業宣傳推廣工作,負責組織建設公司網站;

    15、負責組內的日常管理,做好團隊建設,提出和審核成員的調資、調配、培訓、考核等意見;

    16、完成上級領導交辦的其他任務。

    三、行政事務專員崗位職責

    1、協助中心制定和修訂安全生產、資產、物業、安保、辦公用品采購等相關制度。

    2、負責公司各種證照的申報、變更、年檢、注銷等事務;

    3、負責公司資產管理,建立資產登記臺帳;

    4、負責公司固定資產租賃以及公司設施設備的維護;

    5、負責公司各類車輛保險和車輛燃料使用管理,建立車輛管理檔案;

    6、協助公司落實安全生產管理制度,開展員工安全生產教育。

    7、負責公司安保工作的管理,定期監督檢查執勤情況。

    8、協助各中心定期進行安全隱患排查,排查結果及時反饋給公司,協助公司制定處理方案,并組織實施。

    9、負責公司經營性設備、耗材和辦公用品的采購,協同使用部門做好設備和品用的驗收工作;

    10、負責公司內外環境的管理,包括辦公場所分配、布置、綠化、清潔等工作的指導;

    11、負責公司用水、用電的管理工作,做好水、電的計量基礎管理工作,定期對計量器具、電器設備、線路、管道等進行檢查和維修;

    12、負責公司消防、抗臺等工作,制定應急預案,協助公司組織應急搶險救災工作;

    13、協且公司做好基建工程(裝修、改建、修繕)的監管,負責對工程材料、人工費等費用的預算、核算工作;

    14、協助公司對危險化學品的管理,負責報廢藥品及經營性垃圾的處置;

    15、完成上級領導交辦的其他任務。

    四、文書(兼檔案員)崗位職責

    1、遵照公司收發文管理制度,辦理上級來文和公司發文的相關操作事務;

    2、按照公司印簽管理制度,負責對公司印章保管、使用,并對各部門印簽使用給予指導和監督。

    3、負責公司報刊雜志年度訂閱、信件郵發和公文、信件、郵件、報刊雜志的日常分送工作;

    4、遵照公司檔案管理制度,負責公司檔案接收、整理、保管和檢閱工作,并執行必要的保密措施;

    5、負責檔案室庫房的管理工作,保持庫房整潔、干燥,防止檔案霉變蟲咬。

    6、負責公司辦公用品及相關耗材的領用工作,建立領用登記臺帳;

    7、負責辦公用品及相關耗材的保管工作,每月核對,保證帳貨一致,及時向采購人員反饋物品使用情況以及庫存情況,提供品種、數量調整的合理化建議。

    8、配合服務中心做好各類會議、培訓的會務工作;

    9、協助服務中心做好來人來訪的接待工作;

    10、完成上級領導交辦的其他任務。

    五、信息技術管理員崗位職責

    1、負責計算機系統硬件和軟件的安裝、測試及網絡維護;

    2、做好公司信息系統的升級換代及硬件更新工作,確保服務器與終端機正常運行;

    3、建立安全、穩定的網絡環境,有固定接入互聯網的方式和安全可靠的信息平臺,實現部門之間、崗位之間信息傳輸和數據共享;

    4、負責系統程序的運行及維護管理,確保系統網絡安全;

    5、負責系統數據庫管理和數據備份,保證系統日志的完整和數據的安全;

    6、負責預設各崗位人員的系統操作權限,并報告質管審核;

    7、根據各中心負責人的要求設定各崗位人員的報表使用權限;

    8、負責藥品經營業務票據生成、票據打印的設置和管理;

    9、負責培訓、指導相關崗位人員使用系統;

    10、負責建立系統硬件和軟件管理檔案;

    11、根據公司經營理念,策劃、設計和管理公司網站,負責公司網站的信息發布和日常維護;

    12、做好公司網與國家相關部門和互聯網接入情況的監測工作,確保及時向相關部門上報信息;

    13、掌握機房數據通信電纜布線情況,管理網絡機房的溫度、濕度和通風狀況;確保網絡機房內各種設備的正常運轉,網絡機房做到防水、防火、防塵、防靜電、防鼠害等工作,保持機房整潔有序。

    14、協助各部門對PDA、掃描器、復印機以及溫濕度監測系統的維護和保養工作;

    15、完成上級領導交辦的其他任務。

    六、財務組負責人(主辦會計)崗位職責

    1、協助公司制定財務規劃,及時為公司重大經營決策提供信息支持;

    2、負責制定和完善財務管理的各項制度,監督檢查執行情況;

    3、負責組織公司財務預算、決算;

    4、負責組織公司成本核算;

    4.1參與公司采購價格、銷售價格制定及修訂;

    4.2負責組織產品銷售成本核算、營銷服務成本核算、人工成本等各項成本核算;

    5、負責財務監督與管理工作;

    5.1監督產品采購與入庫工作,確保入庫記錄與記賬的真實、準確;

    5.2監督庫存產品保管與出庫工作,定期組織盤存;

    5.3監督督促應收帳款的回收與檢查,組織對不良債權處置;

    5.4組織審核所有購銷合同;

    5.5定期組織固定資產、流動資金清查、核實;

    5.6負責組織稅務籌劃,合法納稅,做好年度匯算清繳工作;

    6、組織公司財務分析,定期編制會計報表,根據財務狀況,提出合理化建議;

    7、監督指導會計、現金出納管理;

    8.1監督指導會計分類記帳,填制傳票,保證各類憑證準確、真實、完整;

    8.2監督審核各類日記賬、總賬、分類賬填制;

    8.3監督公司現金存款與出納管理;

    8.4監督貨款付款組票入賬;

    8.5監督銷售發票開具業務;

    9、合理安排資金運用,保證滿足經營活動資金需求;

    10、組織商品流通統計工作,定期出具商品流通統計分析;

    11、負責工商年檢工作;

    12、負責公司會計資料的整理、歸檔和保存;

    13、協調與稅務、銀行、統計等相關政府部門等機構建立并保持良好的關系;

    14、負責倉儲管理,協同營銷中心梳理商品“進、銷、存”流程,加強保管員對商品進出庫的操作規范;

    15、負責財務人員隊伍建設,提出對下屬人員的調配、培訓、考核意見;

    16、完成上級領導交辦的其他任務。

    七、會計崗位職責(零售)

    1、負責葆仁堂二家診所和四家藥店的財務核算工作;

    1.1對各種原始憑證按時收集、分類、整理并審核,每月編制會計憑證,進行會計核算;1.2完成各類報表的申報工作,如《信息采集表》、《所得稅申報表》等,及時提供會計

      資料;

    1.3對各營業點的收入、成本進行監督和審核;

    2、在貨款、費用審核方面,嚴格執行資金管理和審批制度,保證各項資金收付安全、準確、及時;

    3、負責登記固定資產卡片,包括固定資產的登記、增減、移轉、折舊等工作;

    4、負責調換葆仁堂醫療門診發票;

    5、統計方面:負責葆仁堂醫療有限公司在《統計聯網直報平臺》上的月報、季報、年報等。每月在《人力資源和工資統計信息系統》上編制工資臺帳。每月按時登記《舟山市服務業企業統計臺帳》;

    6、負責業務員提成的結算。每月初根據公司營銷系統的銷售、回款數據報表結合《銷售人員內部責任制考核辦法》和回款調整表,及時準確編制《業務員銷售考核表》;

    7、在公司應收款核對方面,編制客戶應收款對帳函,后期對已回收的對帳函,進行分析和整理;

    8、負責職工住房公積金繳納工作,包括辦理職工住房公積金的開戶、封存、多托退回等手續;

    9、負責工會年度報表的編制;

    10、負責對葆仁堂會計憑證的整理、裝訂;

    11、負責葆仁堂財務章和法定代表人印章的保管、使用并登記入冊;

    12、完成上級領導交辦的其他任務。

    八、會計崗位職責(批發)

    1、負責按時根據原始單據編制會計記賬憑證;

    2、負責根據批審通過的發票或者付款通知單,在相應的銀行進行付款;

    3、負責預付貨款及托收的發票經業務員組票后在系統里確認;

    4、負責填制、報送各類統計報表;

    4.1填制、報送區統計局要求的各類報表;

    4.2填制、報送區商務部要求的各類報表;

    4.3填制、報送其他政府部門要求的各類報表;

    4.4負責對所有報表的整理和留存;

    5、負責每月定時完成商品流轉統計分析;

    6、做好各社區街道衛生院的銷售匯總表;

    7、負責每月與舟山醫院,普陀醫院,舟山市婦幼保健醫院和舟山市中醫院對賬工作;

    8、做好當月應收款回款勾賬的工作;

    9、做好業務員進口藥品銷售的匯總和回款調整表;

    10、核對藥械采購平臺上的藥品和器械的金額,如有不符,及時和各醫院及社區街道衛

    生院對賬;

    11、負責對公司會計憑證的整理、裝訂;

    12、完成上級領導交辦的其他任務。

     九、出納崗位職責

    1、負責各項零星費用現金收支及網銀支付;

    2、定期或不定期去銀行拉回單等所需事務以及辦理銀行相關業務;

    3、審核貨款票據:購貨發票經主管領導確認簽字后仔細核對每筆金額,并確認再網銀錄入;如已網銀付款再在公司營銷系統平臺確認;

    4、負責每月按時編制會計記賬憑證;

    5、負責每日按時記錄現金日記賬并核對現金余額;

    6、負責每月按時銀行對賬:輸入對賬單,保證余額相符;

    7、負責按時向集團上報日資金流量表;

    8、協助完成部分統計工作;

    9、負責每月按時發放員工工資;

    10、負責公司財務章、法定代表人印章的保管、使用,并登記入冊;

    11、負責對公司會計憑證的整理、裝訂;

    12、完成上級領導交辦的其他任務。

    十、貨款結算員崗位職責

    1、審核供貨單位提供的發票并進行分類、整理、保管;

    2、及時將發票抵扣聯提交給財務部門;

    3、掌握公司與供貨方的結款協議或約定;

    4、收集和掌握商品價格變動情況;

    5、收集和掌握商品補損、補運費等相關情況;

    6、根據結款協議或約定,進行定期和不定期的貨款結算工作;

    7、對符合結款要求的發票按發票內商品的品名、數量、單價等信息進行核對,核對無誤后,進行系統內組票;

    8、組票時要關注商品實際到貨數量、價格、規格、銷量、銷價等信息,進行結算分析;

    9、 對于有疑問的結算情況,應及時向采購人員、供貨方查明原因,待確認處理辦法后,

    進行相關的價格補差、費用補費登記后,再進行組票登記;

    10、組票成功后,導出入庫單,并填寫付款通知單;

    11、將付款通知單經采購負責人審核后,報主管業務領導審批后,提交給財務付款;

    12、對于預付款商品結算,根據《貨款承付預付通知單》與供貨方發票先進行核對,再對每個商品進行結算分析,核對一致的完成結算組票;如有差異,退回采購部確認差異原因,并催促處理差異,最后才可完成結算組票,導出入庫單,報主管公司領導審批,送財務部門清帳備檔。

    13、以良好的服務態度接待客戶來人來電,配合與貨款結算相關的詢征工作;

    14、完成上級領導交辦的其他任務

    十一、開票崗位責職

    1、開具銷售清單應遵守先進先出的原則,認真確認品名、規格、數量、產地,保證開票準確、及時;

    2、負責線上開具藥品、醫療器械、麻精藥品的銷售清單;

    3、負責線下開具藥品、中藥飲片、醫療器械、參茸保健品等商品的銷售清單;

    4、負責開具煎藥房中藥飲片移庫銷售清單;

    5、按客戶歸類整理已開具的各類銷售清單;

    6、根據銷售清單的票據編號勾選并打印各客戶所需的發票;

    7、將社區醫院或各公立醫院的發票通過公司營銷系統把相對應的發票號碼輸入并導出上傳至藥械采購平臺;

    8、將“兩票制”藥品的購貨發票掃描后上傳到營銷系統,并隨時關注動態,如發現變動及時處理;

    9、 完成部分銷售收款工作;

    10、關注開票過程中商品供需情況,及時反饋給采購人員進行商品結構、數量的調整;

    11、完成上級領導交辦的其他任務。

    十二、保管員崗位職責

    1、熟悉并遵守公司制定的GSP質量管理制度,并嚴格按照程序規范操作;

    2、根據計算機系統上顯示的驗收記錄接收藥品入庫,核對品名、規格、產地、數量、批號并對包裝和外觀質量進行復查;

    3、根據藥品的質量特性對藥品進行合理儲存;

    4、根據營銷中心開具的銷售清單按每個客戶所需內容發貨,保證發貨的及時性和準確性;

    5、負責在庫商品周期性和臨時性盤存工作,發現庫盈或庫虧等情況立即報告主管部門負責人,及時進行調整,以保證貨、帳相符;

    6、協助養護人員做好中藥飲片、藥品的日常養護工作;

    7、按照GSP質量管理標準,做好整零藥品陣列和保管工作;

    8、在日常發貨過程中如有缺貨現象及時處理;

    9、負責設立商品效期提示牌,管理好效期商品,做到先進先出,并對效期商品進行呈報;

    10、責任庫區內發現有質量異常的藥品應立即在計算機系統上鎖定,并向質量管理中心報告;

    11、負責采取遮光、防鼠、防蟲、防潮、防霉、防塵、防污染、防火等相應措施,保證存儲條件;

    12、協同服務中心、質管中心人員做好在庫設施設備管理、消防安全管理以及庫內環境監測管理等工作;

    13、配合合作單位異地庫的入庫、出庫、盤貨等工作;

    14、負責打掃、保持責任庫區的清潔衛生工作,整理好庫區。

    15、完成上級領導交辦的其他任務。

    第十三條 養護員崗位職責

    1、堅持“質量第一”的原則,在質管員的技術指導下,具體負責在庫藥品的養護和質量檢查工作;

    2、負責對庫存藥品定期進行循環質量養護檢查,一般藥品每季一次,重點養護品種增加檢查次數(每月一次),并做好養護檢查記錄;

    3、對由于異常原因可能出現問題的藥品、易變質藥品、已發現質量問題藥品的相鄰批號藥品、儲存時間較長的藥品,應縮短養護檢查周期,加強養護;

    4、養護檢查中發現質量有問題的藥品,應掛黃牌暫停發貨,同時報質量管理員處理;

    5、做好藥品的效期管理工作,6個月內近效期藥品按月填寫效期催報表;

    6、指導并配合保管員做好庫房溫濕度監測管理工作,每日上、下午定時各一次對庫房溫濕度作記錄;

    7、根據氣候環境變化,結合夏防、冬防計劃,對中藥飲片采取干燥、除濕、防蟲等相應的養護措施;

    8、負責對保管、養護儀器設備的管理、維護工作,建立儀器設備管理檔案;

    9、正確使用養護、保管、計量設備,并定期檢查保養,做好計量檢定記錄,確保正常運行、使用;

    10、每季匯總、分析和上報養護檢查、近效期或長時間儲存藥品的質量信息;

    11、完成上級交辦的其他任務。

    第四章 工作機制

    第九條  服務中心人員應嚴格遵守公司的《考勤制度》和《員工守則》,應以飽滿的工作精神,較好的服務意識,認真履行崗位職責。

    第十條 合理安排工作事項,根據事務輕重緩急,遵循急件先辦原則,不因以手頭已有工作而推延。

    第十一條  建立換位思考的意識高度,從其他中心和人員的工作立場出發,不觸犯原則的情況下,應給予協助。

    第十二條 事務辦理過程中,因意見不一的,因先從自身查找原因,做好溝通或冷處理,避免情緒化工作。

    第十三條 確實無法辦結的事項,應及時告之對方,說明情況,并向分管負責人做好報備。

    第十四條 工作時間無待崗崗位,只要有人員不在崗的情況,中心負責人應安排其他人員代辦該崗位事務。

    第十五條  能當天完成的工作應當天完成,中心各負責人日常應做好崗位寫實觀察,判斷好人員正常的工作效率,給予及時指正。

    第十六條  虛心接受來自各方的合理意見和建議,結合實際工作,應調整人員或服務中心的工作方式或方法。

    第五章  責任追究和執行

    第十七條  服務中心各部門負責人應承擔以下管理責任:

    (一)及時了解和掌握與中心職責相關的國家和行業政策,根據公司實際管理情況,制定或修訂公司相關制度,并組織實施;

    (二)貫徹落實公司上層決定決議的事項,并組織實施;

    (三)履行工作職責,分析研究職責范圍內的工作情況,制定工作計劃和工作目標,模范遵守公司的各項管理制度,結合職責范圍內工作和實際情況,制定內部管理制度和崗位責任制,并組織實施;

    (四)以公司大局為重,部門利益服從公司利益;

    (五)履行監督,考核職責,對職責范圍內的人和事進行監督、檢查、考核,并依據規章制度實行獎懲。按照職責分工和權限辦理事項,不得濫用職權、徇私舞弊;

    (六)真實向上層反饋中心工作情況,不得夸張虛浮或者瞞報、遲報,不得損公肥私,假公濟私,泄露公司商業機密,損害公司利益;

    (七)營造中心積極向上的工作氛圍 ,建立合諧同事關系,協作共贏。

    第十八條 服務中心員工在工作中應承擔以下工作責任:

    (一)真實有效的貫徹公司的方針政策和各項決策決議;

    (二)真實履行崗位職責,優質高效完成崗位工作,認真執行公司領導或中心領導交辦的工作,并按要求和時限完成;

    (三)規范遵守公司各項規章制度和中心管理制度,及時向部門領導反饋工作中的相關事宜,并提出合理化建議;

    (四)廉潔奉公,不得損公肥私,損害公司利益,不得泄露公司商業機密。

    第十九條  未能承接上述工作責任的,根據公司《獎懲制度》進行追究處理。

    第六章  考    核

    第二十條  為調動中心員工的工作積極性,切實提高人員規范服務的自覺性,加強與公司經營發展的協同性,中心開展考核工作。

    第二十一條  考核對象為中心全體員工,實行逐級考核,中心負責人對中心各組負責人考核并打分,各組負責人對組內員工考核并打分。

    第二十二條  考核內容主要包括崗位職責履行情況、公司規章制度執行情況、工作態度、工作差錯情況、協作溝通情況、崗位衛生情況等。

    第二十三條  考核結果通知本人,并與公司績效進行掛鉤,形成考核獎,成為人員收入的一部分。

    第二十四條  根據公司考核要求,考核周期為一月一次,每月6號前完成上月的中心考核工作。

    第二十五條  按照《員工月度考核方案》和《人員考核評分標準》的規定,具體進行操作。

    第七章  附    則

    第二十六條  本管理制度應與公司《人力資源管理制度》、、 《財務管理制度》、 《各級質量管理制度》等相結合執行。





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